優秀な人は
「情報が届いた瞬間に処理する」
弊社は1日に1000通のLINEを処理する。
情報量が えげつない。
案件の量が多い事もさる事ながら、その案件１つとっても、
●どのような色味、テイストを希望か、
●何に近づけたいか
先方とやり取り
↓
アシスタントに転送
↓
何を集めてどう進めるかアシスタントに指示。
これをやってる横から、また違う問い合わせを受け返信。転送。。。
新人アシスタントさんは、スタートの3ヶ月は何の案件なのか、わからないまま ズバズバ横からLINEが来るからパニック状態なるらしい。
弊社以外にも この様な状況で仕事をする人は多い。近い位置で言えば マネージャーさんや、小さい企業の経営者は 同じ状況に立たされていると思う。
情報過多といえば
過去にプロ野球の始球式の案件で、マネージャー、制作、スタイリストのグループが組まれたが
１つの案件が始まって終わるまでに マネージャーさんが膨大な量のやり取りをやられていて驚いた。
たった５分の始球式に14日間程 費やしていた。
では、この情報過多の状況をどう処理して平常化すれば良いか。
それは、「●情報が来た瞬間に処理する」が最も有効だ。
例えば、アシスタントが返却を数件回るうちに
未読LINEが溜まる。
複雑に3〜4案件入り混じった未読LINEを開封する事になる。これを後で見ようと思ったら最後だ。
もう付いていけなくなる。付いていけないとどうなる？怒られる→仕事がつまらなくなる
このサイクルで自ら仕事をつまらなくしている。
では何故その瞬間に処理しないのか。
それは、人間が楽をしたい生き物だからだ。
「今、楽をしたい。」それだけ。今やらないといけない事を、今出来る人は相当少ないと見積もっている。
学生時代、先生から宿題を与えられ、帰った瞬間に終わらせて遊ぶ。それを自ら出来る人はあまり見た事がない。
ただこれに慣れないといけない。
開封したら最後、その場で頭にいれて次の返却に向かう。これを習慣化し慣れてくれば
頭に入れるだけでなく、コメントや意見を返せたりする様になる。この習慣化を早い段階でやったものが勝つ。
習慣化に関してどうするべきか。
先ずは3週間続けろと言われている。すると、それが当たり前になる。次はこれを3ヶ月続ける。すると、コンプリートされ貴方にインストールされる。
先ずは、3週間だ。頑張ってほしい。
弊社で長くやっている優秀なアシスタントは、
とにかく早い。何か頼むと5分以内に その答えが返ってくる。
すぐに返さない事で忘れ続けて、失敗を繰り返した結果、今までの自分のやり方では通用しないことにどこかで気付いたのだろう。
常に忘れる事への怖さを感じて業務に取り組んでいる。
皆さんはエビングハウスの忘却曲線をご存知だろうか？
人は、話を聞いた
20分後には、42%忘れてしまい、
1時間後には56%忘れてしまい、
1日後には74%忘れてしまうのだ。
つまり、指示を受けた その瞬間瞬間でタスクを終わらせないと20分後には、思い出せない。
そして、それが重要なミスに繋がる事もある。
忘れない為に、情報は即座に頭に入れること！そして、指示に対しては直ぐに行動していこう！
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